Whistleblowing – Signalement de violations

Procédure de gestion des signalements de violations (whistleblowing)

Version 2.0 – DA DEFINIRE – approuvée par DA DEFINIRE – remplace la version 1.1.

2.1 Finalité et références réglementaires

La présente procédure décrit le canal interne de signalement mis en place par Italimpianti S.r.l., les modalités de signalement, son traitement et les protections reconnues à la personne effectuant le signalement, conformément aux textes suivants :

- décret législatif italien n° 24 du 10 mars 2023 (protection des personnes qui signalent des violations du droit de l'Union et des dispositions législatives nationales) ;

- lignes directrices de l'ANAC relatives à la protection des personnes qui signalent des violations (délibération n° 311 du 12 juillet 2023) ;

- règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et décret législatif italien 196/2003 ;

- DA DEFINIRE.

2.2 Qui peut effectuer un signalement

Les personnes exerçant une activité dans le contexte professionnel d'Italimpianti S.r.l. peuvent effectuer un signalement, notamment :

- les salariées et salariés, y compris les apprentis et les personnes sous contrat à durée déterminée, à temps partiel ou intermittent ;

- les travailleurs indépendants, collaborateurs, professionnels libéraux et consultants qui exercent leur activité pour l'entreprise ;

- les travailleurs et collaborateurs de fournisseurs, sous-traitants et entreprises qui fournissent des biens ou services ou réalisent des travaux pour l'entreprise ;

- les bénévoles et stagiaires, rémunérés ou non ;

- les associés et les personnes exerçant des fonctions d'administration, de direction, de contrôle, de surveillance ou de représentation, y compris de fait.

La protection s'applique également lorsque la relation n'a pas encore commencé, si les informations ont été obtenues pendant le recrutement ou la phase précontractuelle ; pendant la période d'essai ; après la fin de la relation, si les informations ont été obtenues au cours de celle-ci.

Les protections s'étendent aux facilitateurs, aux personnes du même contexte professionnel liées à la personne effectuant le signalement par un lien affectif stable ou un lien de parenté jusqu'au quatrième degré, aux collègues avec lesquels existe une relation habituelle et courante, ainsi qu'aux entités appartenant à la personne effectuant le signalement ou pour lesquelles elle travaille.

2.3 Ce qui peut être signalé

Peuvent être signalées les informations, y compris les soupçons fondés, concernant des violations commises ou susceptibles d'être commises au sein de l'organisation d'Italimpianti S.r.l., dont la personne effectuant le signalement a eu connaissance dans un contexte professionnel, notamment :

1. les violations de la réglementation de l'Union européenne et des dispositions nationales qui la mettent en œuvre dans les domaines suivants : marchés publics ; services, produits et marchés financiers et prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme ; sécurité et conformité des produits ; sécurité des transports ; protection de l'environnement ; radioprotection et sûreté nucléaire ; sécurité des denrées alimentaires et des aliments pour animaux, santé et bien-être des animaux ; santé publique ; protection des consommateurs ; protection de la vie privée et des données à caractère personnel, et sécurité des réseaux et des systèmes d'information ;

2. les actes ou omissions portant atteinte aux intérêts financiers de l'Union européenne, par exemple les fraudes ou irrégularités dans l'utilisation de fonds européens, y compris le projet LIFE AGHETA ;

3. les actes ou omissions concernant le marché intérieur (concurrence, aides d'État, impôt sur les sociétés) ;

4. les actes ou comportements qui compromettent l'objet ou la finalité des dispositions de l'Union dans les domaines susmentionnés ;

5. DA DEFINIRE.

Les violations peuvent également concerner des comportements visant à dissimuler ce qui précède.

DA DEFINIRE

2.4 Ce qui est exclu

La procédure ne couvre pas :

- les contestations, revendications ou demandes liées à un intérêt personnel de la personne effectuant le signalement, concernant exclusivement sa propre relation de travail ou ses relations avec ses supérieurs hiérarchiques (par exemple les demandes salariales, mutations, évaluations), sauf si elles sont liées à des violations visées à la section 2.3 ;

- les signalements de violations déjà régis de manière obligatoire par des réglementations sectorielles (par exemple lutte contre le blanchiment, services financiers), à traiter selon les procédures spécifiques prévues par ces réglementations ;

- les signalements relatifs à la sécurité nationale, à la défense et aux marchés dans le domaine de la défense et de la sécurité nationale ;

- les informations manifestement infondées, les informations du domaine public ou obtenues uniquement sur la base de rumeurs non étayées.

Pour les besoins personnels, demandes d'assistance ou réclamations commerciales, les canaux ordinaires sont disponibles (service du personnel, responsable de référence, info@italimpiantisrl.eu).

2.5 Gestionnaire du canal interne

La gestion du canal est confiée à DA DEFINIRE (ci-après le « Gestionnaire »), qui exerce ses fonctions de manière autonome, avec une formation spécifique et dans le respect de la confidentialité.

Si le signalement concerne le Gestionnaire ou s'il existe un conflit d'intérêts potentiel, le signalement peut être adressé à DA DEFINIRE par DA DEFINIRE.

2.6 Comment effectuer un signalement – canal interne

Le signalement peut être effectué :

a) Par écrit, au moyen du formulaire confidentiel disponible sur cette page, qui garantit la confidentialité de l'identité de la personne effectuant le signalement et du contenu, notamment au moyen d'outils de chiffrement. DA DEFINIRE

b) Oralement, par DA DEFINIRE, disponible DA DEFINIRE. Avec le consentement préalable de la personne effectuant le signalement, le signalement oral est documenté par un enregistrement sur un dispositif adapté à sa conservation et à son écoute, ou par un procès-verbal ; dans ce dernier cas, la personne peut vérifier, rectifier et confirmer le procès-verbal en le signant.

c) Lors d'une rencontre directe avec le Gestionnaire, à la demande de la personne effectuant le signalement, fixée dans un délai raisonnable et, en tout état de cause, dans les DA DEFINIRE jours suivant la demande. La rencontre fait l'objet d'un procès-verbal ou, avec le consentement de la personne, d'un enregistrement.

L'adresse whistleblowing@italimpiantisrl.eu est réservée exclusivement aux demandes d'informations sur le fonctionnement du canal, aux demandes de rencontre directe ou au signalement de problèmes d'accès. Elle ne doit pas être utilisée pour transmettre le contenu des signalements : la messagerie électronique ordinaire ne garantit pas le même niveau de confidentialité. DA DEFINIRE

Si le signalement est présenté à une personne autre que le Gestionnaire, celle-ci le transmet au Gestionnaire dans les sept jours suivant sa réception et en informe simultanément la personne qui l'a effectué.

2.7 Contenu du signalement

Pour permettre une évaluation efficace, le signalement devrait contenir :

- une description claire et circonstanciée des faits ;

- les périodes, dates et lieux où les faits se sont produits ;

- les personnes ou fonctions concernées, si elles sont connues ;

- les éventuels documents, preuves ou l'indication d'autres personnes pouvant témoigner des faits ;

- des coordonnées, facultatives, pour recevoir des mises à jour.

Il n'est pas nécessaire d'avoir la certitude des faits : des motifs raisonnables de croire que les informations sont vraies suffisent. Les données personnelles non nécessaires au signalement doivent être évitées.

2.8 Traitement du signalement et délais

Le Gestionnaire :

1. adresse à la personne effectuant le signalement un accusé de réception dans les sept jours suivant la date de réception ;

2. maintient le dialogue avec cette personne et peut lui demander des compléments si nécessaire ;

3. assure un suivi diligent du signalement en procédant aux vérifications nécessaires, y compris avec l'aide de services internes ou de consultants externes soumis à une obligation de confidentialité ;

4. fournit un retour d'informations dans les trois mois suivant la date de l'accusé de réception ou, en l'absence d'accusé, à compter de l'expiration du délai de sept jours suivant le dépôt du signalement. Ce retour peut consister en une communication concernant le classement du dossier, l'ouverture d'une enquête interne et ses résultats, les mesures adoptées ou la transmission à l'autorité compétente.

À l'issue de l'instruction, si le signalement est fondé, le Gestionnaire en rend compte à DA DEFINIRE pour l'adoption des mesures nécessaires (mesures correctives, disciplinaires, signalement à l'autorité judiciaire). S'il n'est pas fondé, le signalement est classé avec indication des motifs.

2.9 Signalements anonymes

Les signalements anonymes sont pris en considération s'ils sont suffisamment circonstanciés et étayés par des éléments permettant les vérifications. La personne ayant effectué un signalement anonyme qui est ensuite identifiée et subit des représailles bénéficie des mêmes protections prévues par la loi. DA DEFINIRE

2.10 Confidentialité

L'identité de la personne effectuant le signalement et toute information permettant de la déduire, directement ou indirectement, ne peuvent être révélées sans son consentement exprès à des personnes autres que celles compétentes pour recevoir les signalements et en assurer le suivi, autorisées à traiter les données. La protection concerne également l'identité des personnes impliquées ou mentionnées, le contenu du signalement et la documentation.

Dans le cadre d'une éventuelle procédure disciplinaire, l'identité de la personne effectuant le signalement ne peut être révélée si les griefs reposent sur des constatations distinctes et supplémentaires par rapport au signalement. Si les griefs reposent, en tout ou en partie, sur le signalement et que la connaissance de l'identité est indispensable à la défense de la personne mise en cause, le signalement ne peut être utilisé qu'avec le consentement exprès de son auteur, qui est informé par écrit des raisons de la divulgation. Dans une procédure pénale, l'identité est couverte par le secret selon les modalités et dans les limites de l'article 329 du code de procédure pénale italien.

2.11 Protections

Interdiction des représailles. Aucune forme de représailles, y compris les tentatives ou menaces, n'est admise à l'encontre de la personne effectuant le signalement. Sont notamment considérés comme des représailles : le licenciement, la suspension ou les mesures équivalentes ; la rétrogradation ou le refus de promotion ; le changement de fonctions ou de lieu de travail, la réduction du salaire, la modification des horaires ; la suspension de la formation ; les évaluations ou références négatives ; les mesures disciplinaires ou sanctions ; la coercition, l'intimidation, le harcèlement, l'ostracisme ; la discrimination ou le traitement défavorable ; le refus de conversion d'un contrat à durée déterminée, le non-renouvellement ou la résiliation anticipée ; les dommages, y compris à la réputation, ou les préjudices économiques ; l'inscription sur des listes noires ; la résiliation anticipée ou l'annulation de contrats de fourniture ; les demandes d'examens médicaux ou psychiatriques. En cas de litige, il appartient à l'entreprise de démontrer que l'acte n'est pas lié au signalement. Les actes de représailles sont nuls. Les mêmes protections s'appliquent aux facilitateurs, aux personnes et aux entités indiqués à la section 2.2.

Conditions de protection. Les protections s'appliquent si, au moment du signalement, son auteur avait des motifs raisonnables de croire que les informations étaient vraies et relevaient du champ de la procédure, et si le signalement a été effectué selon les modalités prévues par la loi. Les motifs ayant conduit au signalement sont sans importance.

Perte des protections. Les protections ne sont pas garanties si la responsabilité pénale de la personne effectuant le signalement pour diffamation ou dénonciation calomnieuse, ou sa responsabilité civile pour faute intentionnelle ou faute lourde, est établie, même par un jugement de première instance ; dans ces cas, une sanction disciplinaire peut être infligée.

Limitation de responsabilité. La personne qui effectue un signalement dans le respect de la loi n'encourt aucune responsabilité pour la révélation d'informations couvertes par une obligation de secret (à l'exception du secret professionnel des avocats et des médecins et des délibérations des organes juridictionnels), par le droit d'auteur ou par la protection des données personnelles, ni pour l'accès licite aux informations signalées.

Mesures de soutien. La personne effectuant le signalement peut s'adresser aux organismes du secteur associatif inscrits sur la liste publiée par l'ANAC pour recevoir gratuitement des informations, une assistance et des conseils.

Sanctions. L'ANAC peut infliger des amendes administratives de 10 000 à 50 000 euros aux personnes qui exercent des représailles, entravent un signalement ou violent l'obligation de confidentialité, ainsi qu'à l'entité qui n'a pas établi de canaux ou de procédures conformes. Les violations ont également des conséquences sur le plan disciplinaire.

2.12 Canal externe de l'ANAC

La personne effectuant le signalement peut adresser un signalement externe à l'Autorité nationale anticorruption italienne (ANAC) si, au moment de son dépôt, l'une des conditions suivantes est remplie :

- le canal interne n'est pas actif ou n'est pas conforme à la loi ;

- elle a déjà effectué un signalement interne qui n'a pas été suivi d'effet ;

- elle a des motifs raisonnables de croire qu'un signalement interne ne ferait pas l'objet d'un suivi efficace ou entraînerait un risque de représailles ;

- elle a des motifs raisonnables de croire que la violation peut constituer un danger imminent ou manifeste pour l'intérêt public.

Le signalement externe s'effectue via la plateforme de l'ANAC, par écrit ou oralement. Informations et accès : https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing.

Les signalements relatifs à l'utilisation de fonds de l'Union européenne peuvent également être adressés à l'Office européen de lutte antifraude (OLAF).

2.13 Divulgation publique

La personne qui rend les informations publiques par la presse, les médias électroniques ou d'autres moyens de diffusion permettant d'atteindre un grand nombre de personnes bénéficie des protections si : elle a effectué un signalement interne et externe, ou directement externe, sans recevoir de retour dans les délais légaux ; elle a des motifs raisonnables de croire que la violation peut constituer un danger imminent ou manifeste pour l'intérêt public ; ou elle a des motifs raisonnables de croire que le signalement externe peut entraîner un risque de représailles ou ne pas faire l'objet d'un suivi efficace en raison des circonstances du cas concret.

2.14 Traitement et conservation des données personnelles

Les données personnelles contenues dans les signalements sont traitées par Italimpianti S.r.l., en qualité de responsable du traitement, dans le respect du RGPD et du décret législatif italien 196/2003, dans le seul but de gérer les signalements et leur suivi. Le Gestionnaire est autorisé à traiter les données et tenu à la confidentialité. Les données manifestement inutiles au signalement ne sont pas collectées ou, si elles le sont accidentellement, sont immédiatement supprimées. DA DEFINIRE

Les signalements et la documentation sont conservés pendant le temps nécessaire à leur traitement et, en tout état de cause, pas plus de cinq ans à compter de la date de communication du résultat final de la procédure.

Les droits des personnes impliquées dans le signalement peuvent être limités dans les cas prévus par l'article 2-undecies du décret législatif italien 196/2003, lorsque leur exercice pourrait porter atteinte à la confidentialité de l'identité de la personne effectuant le signalement.

La notice d'information complète relative au traitement des données pour les signalements whistleblowing est disponible ici : DA DEFINIRE.

2.15 Information et formation

La présente procédure est publiée sur le site web de l'entreprise, affichée sur les lieux de travail et portée à la connaissance des salariés, collaborateurs et fournisseurs. Le Gestionnaire et le personnel concerné reçoivent une formation spécifique DA DEFINIRE.

2.16 Mise à jour

La procédure est réexaminée au moins DA DEFINIRE et en cas de modifications réglementaires ou organisationnelles. Les versions précédentes sont conservées dans les archives.