Whistleblowing – Segnalazione di violazioni

Procedura per la gestione delle segnalazioni di violazioni (whistleblowing)

Versione 2.0 – DA DEFINIRE – approvata da DA DEFINIRE – sostituisce la versione 1.1.

2.1 Finalità e riferimenti normativi

La presente procedura descrive il canale interno di segnalazione istituito da Italimpianti S.r.l., le modalità per effettuare una segnalazione, come viene gestita e quali tutele sono riconosciute alla persona segnalante, in conformità a:

- D.Lgs. 10 marzo 2023, n. 24 (protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e delle disposizioni normative nazionali);

- Linee guida ANAC in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni (delibera n. 311 del 12 luglio 2023);

- Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e D.Lgs. 196/2003;

- DA DEFINIRE.

2.2 Chi può segnalare

Possono effettuare una segnalazione le persone che operano nel contesto lavorativo di Italimpianti S.r.l., in particolare:

- lavoratrici e lavoratori subordinati, compresi apprendisti e lavoratori con contratto a termine, part-time o intermittente;

- lavoratori autonomi, collaboratori, liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività per l'azienda;

- lavoratori e collaboratori di fornitori, subappaltatori e imprese che forniscono beni o servizi o realizzano opere per l'azienda;

- volontari e tirocinanti, retribuiti e non;

- soci e persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche esercitate di fatto.

La tutela si applica anche quando il rapporto non è ancora iniziato, se le informazioni sono state acquisite durante la selezione o in fase precontrattuale; durante il periodo di prova; dopo la cessazione del rapporto, se le informazioni sono state acquisite nel corso dello stesso.

Le tutele si estendono ai facilitatori, alle persone del medesimo contesto lavorativo legate alla persona segnalante da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado, ai colleghi con cui esiste un rapporto abituale e corrente e agli enti di proprietà della persona segnalante o per i quali lavora.

2.3 Cosa si può segnalare

Possono essere segnalate informazioni, compresi fondati sospetti, su violazioni commesse o che potrebbero essere commesse nell'ambito dell'organizzazione di Italimpianti S.r.l., di cui la persona segnalante è venuta a conoscenza nel contesto lavorativo, e in particolare:

1. violazioni della normativa dell'Unione europea, e delle norme nazionali che la attuano, nei settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell'ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;

2. atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell'Unione europea, ad esempio frodi o irregolarità nell'uso di fondi europei, incluso il progetto LIFE AGHETA;

3. atti od omissioni riguardanti il mercato interno (concorrenza, aiuti di Stato, imposta sulle società);

4. atti o comportamenti che vanificano l'oggetto o la finalità delle disposizioni dell'Unione nei settori sopra indicati;

5. DA DEFINIRE.

Le violazioni possono riguardare anche condotte volte a occultare quanto sopra.

DA DEFINIRE

2.4 Cosa non rientra

Non rientrano nella procedura:

- contestazioni, rivendicazioni o richieste legate a un interesse di carattere personale della persona segnalante, attinenti esclusivamente al proprio rapporto di lavoro o ai rapporti con i superiori gerarchici (ad esempio richieste retributive, trasferimenti, valutazioni), salvo che siano collegate a violazioni di cui alla sezione 2.3;

- segnalazioni di violazioni già disciplinate in via obbligatoria da normative di settore (ad esempio antiriciclaggio, servizi finanziari), da gestire secondo le procedure specifiche previste da tali normative;

- segnalazioni relative a sicurezza nazionale, difesa e appalti nel settore della difesa e della sicurezza nazionale;

- notizie palesemente prive di fondamento, informazioni di pubblico dominio o acquisite solo sulla base di voci indimostrate.

Per esigenze personali, richieste di assistenza o reclami commerciali sono disponibili i canali ordinari (ufficio del personale, responsabile di riferimento, info@italimpiantisrl.eu).

2.5 Gestore del canale interno

La gestione del canale è affidata a DA DEFINIRE (di seguito "Gestore"), che opera in autonomia, con formazione specifica e nel rispetto della riservatezza.

Se la segnalazione riguarda il Gestore o se sussiste un potenziale conflitto di interessi, la segnalazione può essere indirizzata a DA DEFINIRE tramite DA DEFINIRE.

2.6 Come segnalare – canale interno

La segnalazione può essere effettuata:

a) In forma scritta, tramite il modulo riservato disponibile in questa pagina, che garantisce la riservatezza dell'identità della persona segnalante e del contenuto anche attraverso strumenti di crittografia. DA DEFINIRE

b) In forma orale, tramite DA DEFINIRE, attivo DA DEFINIRE. La segnalazione orale, previo consenso della persona segnalante, è documentata mediante registrazione su dispositivo idoneo alla conservazione e all'ascolto oppure mediante verbale; in tal caso la persona segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale con la propria sottoscrizione.

c) Mediante incontro diretto con il Gestore, su richiesta della persona segnalante, fissato entro un termine ragionevole e comunque entro DA DEFINIRE giorni dalla richiesta. Dell'incontro viene redatto verbale o, con il consenso della persona segnalante, registrazione.

L'indirizzo whistleblowing@italimpiantisrl.eu è disponibile esclusivamente per chiedere informazioni sul funzionamento del canale, richiedere l'incontro diretto o segnalare problemi di accesso. Non deve essere utilizzato per trasmettere il contenuto delle segnalazioni: la posta elettronica ordinaria non garantisce lo stesso livello di riservatezza. DA DEFINIRE

Se la segnalazione è presentata a una persona diversa dal Gestore, questa la trasmette al Gestore entro sette giorni dal ricevimento, dandone contestuale notizia alla persona segnalante.

2.7 Contenuto della segnalazione

Per consentire una valutazione efficace, la segnalazione dovrebbe contenere:

- una descrizione chiara e circostanziata dei fatti;

- periodo, date e luoghi in cui i fatti si sono verificati;

- le persone o le funzioni coinvolte, se conosciute;

- eventuali documenti, prove o l'indicazione di altre persone che possono riferire sui fatti;

- un recapito, facoltativo, per ricevere aggiornamenti.

Non è necessario avere la certezza dei fatti: è sufficiente un fondato motivo di ritenere che le informazioni siano vere. Vanno evitati dati personali non necessari alla segnalazione.

2.8 Gestione della segnalazione e tempi

Il Gestore:

1. rilascia alla persona segnalante avviso di ricevimento entro sette giorni dalla data di ricezione;

2. mantiene le interlocuzioni con la persona segnalante e può chiederle integrazioni, se necessario;

3. dà diligente seguito alla segnalazione, svolgendo le verifiche istruttorie necessarie, anche avvalendosi di funzioni interne o consulenti esterni vincolati alla riservatezza;

4. fornisce riscontro entro tre mesi dalla data dell'avviso di ricevimento o, in mancanza di avviso, dalla scadenza dei sette giorni dalla presentazione. Il riscontro può consistere nella comunicazione dell'archiviazione, dell'avvio di un'indagine interna e dei suoi esiti, delle misure adottate o della trasmissione all'autorità competente.

Al termine dell'istruttoria, se la segnalazione risulta fondata, il Gestore riferisce a DA DEFINIRE per l'adozione dei provvedimenti necessari (misure correttive, disciplinari, denuncia all'autorità giudiziaria). Se risulta infondata, la segnalazione è archiviata con motivazione.

2.9 Segnalazioni anonime

Le segnalazioni anonime sono prese in considerazione se sufficientemente circostanziate e supportate da elementi idonei a consentire le verifiche. La persona che ha segnalato in forma anonima e viene successivamente identificata e sottoposta a ritorsioni beneficia delle stesse tutele previste dalla legge. DA DEFINIRE

2.10 Riservatezza

L'identità della persona segnalante e qualsiasi informazione da cui possa desumersi, direttamente o indirettamente, non possono essere rivelate senza il suo consenso espresso a persone diverse da quelle competenti a ricevere e dare seguito alle segnalazioni, autorizzate al trattamento dei dati. La tutela riguarda anche l'identità delle persone coinvolte o menzionate, il contenuto della segnalazione e la documentazione.

Nell'ambito di un eventuale procedimento disciplinare, l'identità della persona segnalante non può essere rivelata se la contestazione è fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione. Se la contestazione è fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell'identità è indispensabile per la difesa dell'incolpato, la segnalazione è utilizzabile solo con il consenso espresso della persona segnalante, che viene informata per iscritto delle ragioni della rivelazione. Nel procedimento penale l'identità è coperta dal segreto nei modi e nei limiti dell'art. 329 c.p.p.

2.11 Tutele

Divieto di ritorsione. Nei confronti della persona segnalante non è ammessa alcuna forma di ritorsione, anche solo tentata o minacciata. Sono considerate ritorsioni, tra l'altro: licenziamento, sospensione o misure equivalenti; retrocessione o mancata promozione; mutamento di funzioni, cambiamento del luogo di lavoro, riduzione dello stipendio, modifica dell'orario; sospensione della formazione; note di merito o referenze negative; misure disciplinari o sanzioni; coercizione, intimidazione, molestie, ostracismo; discriminazione o trattamento sfavorevole; mancata conversione di un contratto a termine, mancato rinnovo o risoluzione anticipata; danni, anche alla reputazione, o pregiudizi economici; inserimento in elenchi impropri; conclusione anticipata o annullamento di contratti di fornitura; richiesta di accertamenti medici o psichiatrici. In caso di controversia spetta all'azienda dimostrare che l'atto non è collegato alla segnalazione. Gli atti ritorsivi sono nulli. Le stesse tutele si applicano ai facilitatori, alle persone e agli enti indicati nella sezione 2.2.

Condizioni per la tutela. Le tutele si applicano se, al momento della segnalazione, la persona segnalante aveva fondato motivo di ritenere che le informazioni fossero vere e rientrassero nell'ambito della procedura, e se la segnalazione è stata effettuata secondo le modalità previste dalla legge. I motivi che hanno indotto a segnalare sono irrilevanti.

Perdita delle tutele. Le tutele non sono garantite se è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per diffamazione o calunnia o la sua responsabilità civile per dolo o colpa grave; in tali casi può essere irrogata una sanzione disciplinare.

Limitazione di responsabilità. Chi segnala nel rispetto della legge non incorre in responsabilità per la rivelazione di informazioni coperte da obbligo di segreto (salvo il segreto professionale forense e medico e le deliberazioni degli organi giurisdizionali), da diritto d'autore o da protezione dei dati personali, né per l'accesso lecito alle informazioni segnalate.

Misure di sostegno. La persona segnalante può rivolgersi agli enti del Terzo settore iscritti nell'elenco pubblicato da ANAC per ricevere informazioni, assistenza e consulenza gratuite.

Sanzioni. ANAC può applicare sanzioni amministrative pecuniarie da 10.000 a 50.000 euro a chi commette ritorsioni, ostacola una segnalazione o viola l'obbligo di riservatezza, e all'ente che non ha istituito canali o procedure conformi. Le violazioni sono inoltre rilevanti sul piano disciplinare.

2.12 Canale esterno ANAC

La persona segnalante può effettuare una segnalazione esterna all'Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) se, al momento della presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni:

- il canale interno non è attivo o non è conforme a quanto previsto dalla legge;

- ha già effettuato una segnalazione interna che non ha avuto seguito;

- ha fondati motivi di ritenere che una segnalazione interna non avrebbe efficace seguito o determinerebbe il rischio di ritorsioni;

- ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

La segnalazione esterna si effettua tramite la piattaforma ANAC, in forma scritta o orale. Informazioni e accesso: https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing.

Le segnalazioni relative all'uso di fondi dell'Unione europea possono essere presentate anche all'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF).

2.13 Divulgazione pubblica

La persona segnalante che rende pubbliche le informazioni tramite stampa, mezzi elettronici o altri mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone beneficia delle tutele se: ha effettuato una segnalazione interna ed esterna, o direttamente esterna, senza ricevere riscontro nei termini di legge; ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse; oppure ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o non avere efficace seguito per le circostanze del caso concreto.

2.14 Trattamento dei dati personali e conservazione

I dati personali contenuti nelle segnalazioni sono trattati da Italimpianti S.r.l., in qualità di titolare, nel rispetto del GDPR e del D.Lgs. 196/2003, per la sola finalità di gestire le segnalazioni e i relativi seguiti. Il Gestore è autorizzato al trattamento e vincolato alla riservatezza. I dati manifestamente non utili alla segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente. DA DEFINIRE

Le segnalazioni e la documentazione sono conservate per il tempo necessario alla loro trattazione e comunque non oltre cinque anni dalla data di comunicazione dell'esito finale della procedura.

I diritti delle persone coinvolte nella segnalazione possono essere limitati nei casi previsti dall'art. 2-undecies del D.Lgs. 196/2003, quando dal loro esercizio possa derivare un pregiudizio alla riservatezza dell'identità della persona segnalante.

L'informativa completa sul trattamento dei dati per le segnalazioni whistleblowing è disponibile qui: DA DEFINIRE.

2.15 Informazione e formazione

La presente procedura è pubblicata sul sito web aziendale, esposta nei luoghi di lavoro e portata a conoscenza di dipendenti, collaboratori e fornitori. Il Gestore e il personale coinvolto ricevono formazione specifica DA DEFINIRE.

2.16 Aggiornamento

La procedura è riesaminata almeno DA DEFINIRE e in caso di modifiche normative o organizzative. Le versioni precedenti sono conservate agli atti.