Whistleblowing – Comunicación de infracciones

Procedimiento para gestionar las comunicaciones de infracciones (whistleblowing)

Versión 2.0 – DA DEFINIRE – aprobada por DA DEFINIRE – sustituye a la versión 1.1.

2.1 Finalidad y referencias normativas

Este procedimiento describe el canal interno de información establecido por Italimpianti S.r.l., cómo presentar una comunicación, cómo se gestiona y qué protecciones se reconocen a la persona informante, de conformidad con:

- el Decreto Legislativo italiano n.º 24, de 10 de marzo de 2023 (protección de las personas que informan sobre infracciones del Derecho de la Unión y de las disposiciones normativas nacionales);

- las Directrices de ANAC sobre la protección de las personas que informan sobre infracciones (Resolución n.º 311, de 12 de julio de 2023);

- el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y el Decreto Legislativo italiano 196/2003;

- DA DEFINIRE.

2.2 Quién puede informar

Pueden presentar una comunicación las personas que actúan en el contexto laboral de Italimpianti S.r.l., en particular:

- trabajadoras y trabajadores por cuenta ajena, incluidos aprendices y trabajadores con contratos temporales, a tiempo parcial o intermitentes;

- trabajadores autónomos, colaboradores, profesionales independientes y consultores que prestan sus servicios a la empresa;

- trabajadores y colaboradores de proveedores, subcontratistas y empresas que suministran bienes o servicios o realizan obras para la empresa;

- voluntarios y personas en prácticas, remuneradas o no;

- socios y personas con funciones de administración, dirección, control, supervisión o representación, incluidas las ejercidas de hecho.

La protección también se aplica cuando la relación aún no ha comenzado, si la información se obtuvo durante la selección o en la fase precontractual; durante el período de prueba; y después de finalizar la relación, si la información se obtuvo durante esta.

Las protecciones se extienden a los facilitadores, a las personas del mismo contexto laboral vinculadas a la persona informante por una relación afectiva estable o por parentesco hasta el cuarto grado, a los compañeros con quienes existe una relación habitual y continuada, y a las entidades propiedad de la persona informante o para las que trabaja.

2.3 Qué se puede comunicar

Se puede comunicar información, incluidas sospechas fundadas, sobre infracciones cometidas o que puedan cometerse dentro de la organización de Italimpianti S.r.l., conocidas por la persona informante en un contexto laboral y, en particular:

1. infracciones de la normativa de la Unión Europea y de las normas nacionales que la aplican en los siguientes ámbitos: contratación pública; servicios, productos y mercados financieros y prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo; seguridad y conformidad de los productos; seguridad del transporte; protección del medio ambiente; protección frente a las radiaciones y seguridad nuclear; seguridad de los alimentos y los piensos, salud y bienestar de los animales; salud pública; protección de los consumidores; protección de la vida privada y de los datos personales y seguridad de las redes y los sistemas de información;

2. actos u omisiones que perjudiquen los intereses financieros de la Unión Europea, por ejemplo fraudes o irregularidades en el uso de fondos europeos, incluido el proyecto LIFE AGHETA;

3. actos u omisiones relativos al mercado interior (competencia, ayudas de Estado, impuesto sobre sociedades);

4. actos o conductas que desvirtúen el objeto o la finalidad de las disposiciones de la Unión en los ámbitos indicados anteriormente;

5. DA DEFINIRE.

Las infracciones también pueden referirse a conductas dirigidas a ocultar lo anterior.

DA DEFINIRE

2.4 Qué queda excluido

Quedan fuera del procedimiento:

- las controversias, reclamaciones o solicitudes vinculadas a un interés personal de la persona informante, relativas exclusivamente a su propia relación laboral o a las relaciones con sus superiores jerárquicos (por ejemplo solicitudes salariales, traslados o evaluaciones), salvo que estén relacionadas con infracciones contempladas en la sección 2.3;

- las comunicaciones de infracciones ya reguladas de forma obligatoria por normativas sectoriales (por ejemplo prevención del blanqueo de capitales o servicios financieros), que deben gestionarse conforme a los procedimientos específicos previstos en dichas normativas;

- las comunicaciones relativas a la seguridad nacional, la defensa y la contratación en los sectores de defensa y seguridad nacional;

- las noticias manifiestamente infundadas, la información de dominio público o la obtenida únicamente a partir de rumores no demostrados.

Para necesidades personales, solicitudes de asistencia o reclamaciones comerciales están disponibles los canales ordinarios (departamento de personal, responsable correspondiente, info@italimpiantisrl.eu).

2.5 Gestor del canal interno

La gestión del canal se encomienda a DA DEFINIRE (en adelante, el «Gestor»), que actúa con autonomía, formación específica y respeto a la confidencialidad.

Si la comunicación se refiere al Gestor o existe un posible conflicto de intereses, puede dirigirse a DA DEFINIRE a través de DA DEFINIRE.

2.6 Cómo informar – canal interno

La comunicación puede presentarse:

a) Por escrito, mediante el formulario confidencial disponible en esta página, que garantiza la confidencialidad de la identidad de la persona informante y del contenido, también mediante herramientas de cifrado. DA DEFINIRE

b) De forma verbal, a través de DA DEFINIRE, disponible DA DEFINIRE. Previo consentimiento de la persona informante, la comunicación verbal se documenta mediante una grabación en un dispositivo adecuado para su conservación y escucha, o mediante un acta; en este último caso, la persona informante puede comprobar, rectificar y confirmar el acta con su firma.

c) Mediante una reunión presencial con el Gestor, a petición de la persona informante, concertada en un plazo razonable y, en todo caso, dentro de los DA DEFINIRE días siguientes a la solicitud. De la reunión se levanta acta o, con el consentimiento de la persona informante, se realiza una grabación.

La dirección whistleblowing@italimpiantisrl.eu está disponible exclusivamente para solicitar información sobre el funcionamiento del canal, pedir una reunión presencial o comunicar problemas de acceso. No debe utilizarse para transmitir el contenido de las comunicaciones: el correo electrónico ordinario no garantiza el mismo nivel de confidencialidad. DA DEFINIRE

Si la comunicación se presenta a una persona distinta del Gestor, esta la transmite al Gestor en los siete días siguientes a su recepción y lo notifica simultáneamente a la persona informante.

2.7 Contenido de la comunicación

Para permitir una evaluación eficaz, la comunicación debería contener:

- una descripción clara y detallada de los hechos;

- períodos, fechas y lugares en los que se produjeron los hechos;

- las personas o funciones implicadas, si se conocen;

- los posibles documentos, pruebas o la indicación de otras personas que puedan aportar información sobre los hechos;

- datos de contacto, opcionales, para recibir actualizaciones.

No es necesario tener certeza sobre los hechos: basta con tener motivos fundados para creer que la información es verdadera. Deben evitarse los datos personales que no sean necesarios para la comunicación.

2.8 Gestión de la comunicación y plazos

El Gestor:

1. facilita a la persona informante un acuse de recibo en un plazo de siete días desde la fecha de recepción;

2. mantiene el contacto con la persona informante y puede solicitarle información adicional si es necesario;

3. realiza un seguimiento diligente de la comunicación, llevando a cabo las comprobaciones necesarias, incluso con la asistencia de departamentos internos o consultores externos sujetos a confidencialidad;

4. proporciona respuesta en un plazo de tres meses desde la fecha del acuse de recibo o, si no se ha enviado acuse, desde el vencimiento de los siete días posteriores a la presentación. La respuesta puede consistir en comunicar el archivo del caso, el inicio de una investigación interna y sus resultados, las medidas adoptadas o la remisión a la autoridad competente.

Al finalizar la investigación, si la comunicación resulta fundada, el Gestor informa a DA DEFINIRE para que se adopten las medidas necesarias (medidas correctoras, disciplinarias o denuncia ante la autoridad judicial). Si resulta infundada, se archiva indicando los motivos.

2.9 Comunicaciones anónimas

Las comunicaciones anónimas se toman en consideración si son suficientemente detalladas y están respaldadas por elementos que permitan realizar las comprobaciones. La persona que haya informado de forma anónima y posteriormente sea identificada y sufra represalias disfruta de las mismas protecciones previstas por la ley. DA DEFINIRE

2.10 Confidencialidad

La identidad de la persona informante y cualquier información de la que pueda deducirse, directa o indirectamente, no pueden revelarse sin su consentimiento expreso a personas distintas de las competentes para recibir las comunicaciones y darles seguimiento, autorizadas para el tratamiento de los datos. La protección también se refiere a la identidad de las personas implicadas o mencionadas, al contenido de la comunicación y a la documentación.

En un eventual procedimiento disciplinario, la identidad de la persona informante no puede revelarse si los cargos se basan en comprobaciones distintas y adicionales a la comunicación. Si los cargos se basan, total o parcialmente, en la comunicación y conocer la identidad resulta indispensable para la defensa de la persona inculpada, la comunicación solo puede utilizarse con el consentimiento expreso de la persona informante, a quien se informa por escrito de las razones de la revelación. En los procedimientos penales, la identidad está amparada por el secreto en los términos y límites del artículo 329 del Código de Procedimiento Penal italiano.

2.11 Protecciones

Prohibición de represalias. No se admite ninguna forma de represalia contra la persona informante, ni siquiera intentada o amenazada. Se consideran represalias, entre otras: despido, suspensión o medidas equivalentes; degradación o denegación de ascenso; cambio de funciones o de lugar de trabajo, reducción del salario o modificación del horario; suspensión de la formación; evaluaciones o referencias negativas; medidas disciplinarias o sanciones; coacción, intimidación, acoso u ostracismo; discriminación o trato desfavorable; negativa a convertir un contrato temporal, falta de renovación o rescisión anticipada; daños, incluidos los reputacionales, o perjuicios económicos; inclusión en listas negras; terminación anticipada o anulación de contratos de suministro; solicitudes de reconocimientos médicos o psiquiátricos. En caso de controversia, corresponde a la empresa demostrar que el acto no está relacionado con la comunicación. Los actos de represalia son nulos. Las mismas protecciones se aplican a los facilitadores y a las personas y entidades indicadas en la sección 2.2.

Condiciones de protección. Las protecciones se aplican si, en el momento de informar, la persona informante tenía motivos fundados para creer que la información era verdadera y estaba comprendida en el ámbito del procedimiento, y si la comunicación se realizó por los medios previstos en la ley. Los motivos que llevaron a informar son irrelevantes.

Pérdida de las protecciones. Las protecciones no se garantizan si se establece, incluso mediante sentencia de primera instancia, la responsabilidad penal de la persona informante por difamación o denuncia falsa, o su responsabilidad civil por dolo o culpa grave; en tales casos, puede imponerse una sanción disciplinaria.

Limitación de responsabilidad. Quien informa respetando la ley no incurre en responsabilidad por revelar información cubierta por una obligación de secreto (salvo el secreto profesional de abogados y médicos y las deliberaciones de los órganos jurisdiccionales), por derechos de autor o por la protección de datos personales, ni por el acceso lícito a la información comunicada.

Medidas de apoyo. La persona informante puede dirigirse a las entidades del tercer sector inscritas en la lista publicada por ANAC para recibir información, asistencia y asesoramiento gratuitos.

Sanciones. ANAC puede imponer multas administrativas de entre 10.000 y 50.000 euros a quienes cometan represalias, obstaculicen una comunicación o incumplan la obligación de confidencialidad, y a la entidad que no haya establecido canales o procedimientos conformes. Las infracciones también tienen relevancia disciplinaria.

2.12 Canal externo de ANAC

La persona informante puede presentar una comunicación externa ante la Autoridad Nacional Anticorrupción italiana (ANAC) si, en el momento de presentarla, concurre alguna de las siguientes circunstancias:

- el canal interno no está activo o no cumple lo previsto en la ley;

- ya ha presentado una comunicación interna que no ha tenido seguimiento;

- tiene motivos fundados para creer que una comunicación interna no tendría un seguimiento eficaz o generaría un riesgo de represalias;

- tiene motivos fundados para creer que la infracción puede constituir un peligro inminente o manifiesto para el interés público.

La comunicación externa se presenta a través de la plataforma de ANAC, por escrito o de forma verbal. Información y acceso: https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing.

Las comunicaciones relativas al uso de fondos de la Unión Europea también pueden presentarse ante la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF).

2.13 Revelación pública

La persona informante que hace pública la información a través de la prensa, medios electrónicos u otros medios de difusión capaces de llegar a un gran número de personas disfruta de las protecciones si: ha presentado una comunicación interna y externa, o directamente externa, sin recibir respuesta en los plazos legales; tiene motivos fundados para creer que la infracción puede constituir un peligro inminente o manifiesto para el interés público; o tiene motivos fundados para creer que la comunicación externa puede implicar un riesgo de represalias o no tener un seguimiento eficaz debido a las circunstancias del caso concreto.

2.14 Tratamiento y conservación de datos personales

Los datos personales contenidos en las comunicaciones son tratados por Italimpianti S.r.l., como responsable del tratamiento, de conformidad con el RGPD y el Decreto Legislativo italiano 196/2003, con la única finalidad de gestionar las comunicaciones y su seguimiento. El Gestor está autorizado para el tratamiento y sujeto a confidencialidad. Los datos manifiestamente irrelevantes para la comunicación no se recogen o, si se recogen accidentalmente, se eliminan de inmediato. DA DEFINIRE

Las comunicaciones y la documentación se conservan durante el tiempo necesario para su tramitación y, en todo caso, no más de cinco años desde la fecha de comunicación del resultado final del procedimiento.

Los derechos de las personas implicadas en la comunicación pueden limitarse en los supuestos previstos en el artículo 2-undecies del Decreto Legislativo italiano 196/2003, cuando su ejercicio pueda perjudicar la confidencialidad de la identidad de la persona informante.

La información completa sobre el tratamiento de datos para las comunicaciones de whistleblowing está disponible aquí: DA DEFINIRE.

2.15 Información y formación

Este procedimiento se publica en el sitio web de la empresa, se expone en los lugares de trabajo y se da a conocer a empleados, colaboradores y proveedores. El Gestor y el personal implicado reciben formación específica DA DEFINIRE.

2.16 Actualización

El procedimiento se revisa al menos DA DEFINIRE y cuando se produzcan cambios normativos u organizativos. Las versiones anteriores se conservan en los archivos.