Whistleblowing – Meldung von Verstößen

Verfahren zur Bearbeitung von Meldungen über Verstöße (Whistleblowing)

Version 2.0 – DA DEFINIRE – genehmigt durch DA DEFINIRE – ersetzt Version 1.1.

2.1 Zweck und Rechtsgrundlagen

Dieses Verfahren beschreibt den von Italimpianti S.r.l. eingerichteten internen Meldekanal, die Möglichkeiten zur Abgabe einer Meldung, deren Bearbeitung und den Schutz der hinweisgebenden Person gemäß:

- dem italienischen gesetzesvertretenden Dekret Nr. 24 vom 10. März 2023 (Schutz von Personen, die Verstöße gegen Unionsrecht und nationale Rechtsvorschriften melden);

- den ANAC-Leitlinien zum Schutz von Personen, die Verstöße melden (Beschluss Nr. 311 vom 12. Juli 2023);

- der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) und dem italienischen gesetzesvertretenden Dekret 196/2003;

- DA DEFINIRE.

2.2 Wer eine Meldung abgeben kann

Personen, die im beruflichen Umfeld von Italimpianti S.r.l. tätig sind, können eine Meldung abgeben, insbesondere:

- Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer einschließlich Auszubildender und Personen mit befristeten, Teilzeit- oder Abrufarbeitsverträgen;

- Selbstständige, freie Mitarbeitende, Angehörige freier Berufe und Beratende, die für das Unternehmen tätig sind;

- Beschäftigte und Mitarbeitende von Lieferanten, Unterauftragnehmern und Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen liefern oder Arbeiten für das Unternehmen ausführen;

- Freiwillige sowie bezahlte und unbezahlte Praktikantinnen und Praktikanten;

- Gesellschafter und Personen mit Verwaltungs-, Leitungs-, Kontroll-, Aufsichts- oder Vertretungsaufgaben, auch wenn diese tatsächlich ausgeübt werden, ohne formal übertragen worden zu sein.

Der Schutz gilt auch vor Beginn des Vertragsverhältnisses, wenn die Informationen im Auswahlverfahren oder in der vorvertraglichen Phase erlangt wurden; während der Probezeit; sowie nach Beendigung des Vertragsverhältnisses, wenn die Informationen während dieses Verhältnisses erlangt wurden.

Der Schutz erstreckt sich auf unterstützende Personen, auf Personen desselben beruflichen Umfelds, die mit der hinweisgebenden Person durch eine dauerhafte persönliche Beziehung oder Verwandtschaft bis zum vierten Grad verbunden sind, auf Kolleginnen und Kollegen mit einer regelmäßigen und laufenden Beziehung sowie auf Einrichtungen, die der hinweisgebenden Person gehören oder für die sie arbeitet.

2.3 Was gemeldet werden kann

Gemeldet werden können Informationen einschließlich begründeter Verdachtsmomente über Verstöße, die innerhalb der Organisation von Italimpianti S.r.l. begangen wurden oder begangen werden könnten und von denen die hinweisgebende Person im beruflichen Zusammenhang Kenntnis erlangt hat, insbesondere:

1. Verstöße gegen Rechtsvorschriften der Europäischen Union und deren nationale Umsetzungsvorschriften in folgenden Bereichen: öffentliches Auftragswesen; Finanzdienstleistungen, Finanzprodukte und Finanzmärkte sowie Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung; Produktsicherheit und -konformität; Verkehrssicherheit; Umweltschutz; Strahlenschutz und nukleare Sicherheit; Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit sowie Tiergesundheit und Tierschutz; öffentliche Gesundheit; Verbraucherschutz; Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie Sicherheit von Netz- und Informationssystemen;

2. Handlungen oder Unterlassungen zum Nachteil der finanziellen Interessen der Europäischen Union, beispielsweise Betrug oder Unregelmäßigkeiten bei der Verwendung europäischer Mittel, einschließlich des Projekts LIFE AGHETA;

3. Handlungen oder Unterlassungen im Zusammenhang mit dem Binnenmarkt (Wettbewerb, staatliche Beihilfen, Körperschaftsteuer);

4. Handlungen oder Verhaltensweisen, die dem Ziel oder Zweck der Unionsvorschriften in den oben genannten Bereichen zuwiderlaufen;

5. DA DEFINIRE.

Verstöße können auch Verhaltensweisen umfassen, die auf die Verschleierung der oben genannten Sachverhalte gerichtet sind.

DA DEFINIRE

2.4 Was nicht erfasst ist

Nicht unter das Verfahren fallen:

- Beanstandungen, Forderungen oder Anträge im persönlichen Interesse der hinweisgebenden Person, die ausschließlich das eigene Arbeitsverhältnis oder die Beziehungen zu Vorgesetzten betreffen (beispielsweise Vergütungsforderungen, Versetzungen oder Beurteilungen), sofern sie nicht mit Verstößen nach Abschnitt 2.3 zusammenhängen;

- Meldungen von Verstößen, die bereits zwingend durch sektorspezifische Vorschriften geregelt sind (beispielsweise Geldwäschebekämpfung oder Finanzdienstleistungen) und nach den dort vorgesehenen besonderen Verfahren zu behandeln sind;

- Meldungen zur nationalen Sicherheit, Verteidigung und Auftragsvergabe in den Bereichen Verteidigung und nationale Sicherheit;

- offensichtlich unbegründete Nachrichten, allgemein öffentlich bekannte Informationen oder Informationen, die ausschließlich auf unbelegten Gerüchten beruhen.

Für persönliche Anliegen, Unterstützungsanfragen oder geschäftliche Beschwerden stehen die üblichen Kanäle zur Verfügung (Personalabteilung, zuständige Führungskraft, info@italimpiantisrl.eu).

2.5 Zuständige Stelle für den internen Meldekanal

Mit der Verwaltung des Kanals ist DA DEFINIRE betraut (nachfolgend „zuständige Stelle“). Sie arbeitet unabhängig, verfügt über eine besondere Schulung und wahrt die Vertraulichkeit.

Betrifft die Meldung die zuständige Stelle oder besteht ein möglicher Interessenkonflikt, kann die Meldung an DA DEFINIRE über DA DEFINIRE gerichtet werden.

2.6 Wie eine Meldung abgegeben wird – interner Kanal

Eine Meldung kann erfolgen:

a) Schriftlich, über das vertrauliche Formular auf dieser Seite, das die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person und des Inhalts auch durch Verschlüsselungsverfahren gewährleistet. DA DEFINIRE

b) Mündlich, über DA DEFINIRE, erreichbar DA DEFINIRE. Mit vorheriger Zustimmung der hinweisgebenden Person wird die mündliche Meldung durch eine Aufzeichnung auf einem zur Speicherung und Wiedergabe geeigneten Gerät oder durch ein Protokoll dokumentiert. Im letzteren Fall kann die hinweisgebende Person das Protokoll prüfen, berichtigen und durch ihre Unterschrift bestätigen.

c) Bei einem persönlichen Treffen mit der zuständigen Stelle auf Wunsch der hinweisgebenden Person. Das Treffen wird innerhalb einer angemessenen Frist, spätestens jedoch innerhalb von DA DEFINIRE Tagen nach der Anfrage vereinbart. Über das Treffen wird ein Protokoll erstellt oder mit Zustimmung der hinweisgebenden Person eine Aufzeichnung angefertigt.

Die Adresse whistleblowing@italimpiantisrl.eu steht ausschließlich für Auskünfte zur Funktionsweise des Kanals, für die Vereinbarung eines persönlichen Treffens oder für die Meldung von Zugangsproblemen zur Verfügung. Sie darf nicht zur Übermittlung des Inhalts von Meldungen verwendet werden: Gewöhnliche E-Mails gewährleisten nicht dasselbe Maß an Vertraulichkeit. DA DEFINIRE

Wird die Meldung einer anderen Person als der zuständigen Stelle übermittelt, leitet diese Person sie innerhalb von sieben Tagen nach Eingang an die zuständige Stelle weiter und informiert gleichzeitig die hinweisgebende Person.

2.7 Inhalt einer Meldung

Um eine wirksame Prüfung zu ermöglichen, sollte die Meldung Folgendes enthalten:

- eine klare und ausführliche Beschreibung des Sachverhalts;

- Zeiträume, Daten und Orte der Ereignisse;

- die beteiligten Personen oder Funktionen, soweit bekannt;

- etwaige Dokumente, Beweismittel oder Hinweise auf weitere Personen, die über den Sachverhalt Auskunft geben können;

- freiwillige Kontaktdaten für Rückmeldungen.

Gewissheit über den Sachverhalt ist nicht erforderlich: Ein hinreichender Grund für die Annahme, dass die Informationen wahr sind, genügt. Für die Meldung nicht erforderliche personenbezogene Daten sollten vermieden werden.

2.8 Bearbeitung der Meldung und Fristen

Die zuständige Stelle:

1. bestätigt der hinweisgebenden Person den Eingang innerhalb von sieben Tagen nach Erhalt;

2. hält den Kontakt zur hinweisgebenden Person aufrecht und kann bei Bedarf zusätzliche Informationen anfordern;

3. geht der Meldung sorgfältig nach und führt die erforderlichen Untersuchungen durch, gegebenenfalls unter Einbeziehung interner Stellen oder externer Beratender, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind;

4. gibt innerhalb von drei Monaten ab der Eingangsbestätigung oder, falls keine Bestätigung erfolgt ist, ab Ablauf der sieben Tage nach Abgabe der Meldung eine Rückmeldung. Diese kann die Mitteilung über den Abschluss des Falls, die Einleitung einer internen Untersuchung und deren Ergebnisse, die ergriffenen Maßnahmen oder die Weiterleitung an die zuständige Behörde umfassen.

Erweist sich die Meldung nach Abschluss der Untersuchung als begründet, berichtet die zuständige Stelle an DA DEFINIRE, damit die erforderlichen Maßnahmen ergriffen werden können (Abhilfe- oder Disziplinarmaßnahmen, Anzeige bei der Justizbehörde). Ist die Meldung unbegründet, wird sie unter Angabe der Gründe abgeschlossen.

2.9 Anonyme Meldungen

Anonyme Meldungen werden berücksichtigt, wenn sie ausreichend detailliert sind und durch geeignete Anhaltspunkte gestützt werden, die eine Überprüfung ermöglichen. Personen, die anonym gemeldet haben, später identifiziert werden und Repressalien erleiden, genießen denselben gesetzlich vorgesehenen Schutz. DA DEFINIRE

2.10 Vertraulichkeit

Die Identität der hinweisgebenden Person sowie alle Informationen, aus denen diese unmittelbar oder mittelbar abgeleitet werden kann, dürfen ohne ihre ausdrückliche Zustimmung nicht gegenüber anderen Personen als den zur Entgegennahme und Nachverfolgung von Meldungen zuständigen und zur Datenverarbeitung befugten Personen offengelegt werden. Der Schutz umfasst auch die Identität beteiligter oder erwähnter Personen, den Inhalt der Meldung und die Unterlagen.

In einem etwaigen Disziplinarverfahren darf die Identität der hinweisgebenden Person nicht offengelegt werden, wenn die Vorwürfe auf eigenständigen, über die Meldung hinausgehenden Feststellungen beruhen. Beruhen die Vorwürfe ganz oder teilweise auf der Meldung und ist die Kenntnis der Identität für die Verteidigung der beschuldigten Person unerlässlich, darf die Meldung nur mit ausdrücklicher Zustimmung der hinweisgebenden Person verwendet werden. Diese wird schriftlich über die Gründe der Offenlegung informiert. Im Strafverfahren unterliegt die Identität der Geheimhaltung nach Maßgabe und innerhalb der Grenzen von Artikel 329 der italienischen Strafprozessordnung.

2.11 Schutzmaßnahmen

Verbot von Repressalien. Gegen die hinweisgebende Person ist keine Form von Repressalien zulässig, auch nicht als Versuch oder Drohung. Als Repressalien gelten unter anderem: Entlassung, Suspendierung oder vergleichbare Maßnahmen; Herabstufung oder Verweigerung einer Beförderung; Änderung der Aufgaben oder des Arbeitsorts, Gehaltskürzung oder Änderung der Arbeitszeit; Aussetzung von Schulungen; negative Leistungsbeurteilungen oder Arbeitszeugnisse; Disziplinarmaßnahmen oder Sanktionen; Nötigung, Einschüchterung, Belästigung oder Ausgrenzung; Diskriminierung oder Benachteiligung; Nichtumwandlung eines befristeten Vertrags, Nichtverlängerung oder vorzeitige Beendigung; Schäden, auch am Ruf, oder wirtschaftliche Nachteile; Aufnahme in schwarze Listen; vorzeitige Beendigung oder Aufhebung von Lieferverträgen; Anforderung medizinischer oder psychiatrischer Untersuchungen. Im Streitfall muss das Unternehmen nachweisen, dass die Handlung nicht mit der Meldung zusammenhängt. Repressalien sind nichtig. Derselbe Schutz gilt für unterstützende Personen sowie die in Abschnitt 2.2 genannten Personen und Einrichtungen.

Voraussetzungen für den Schutz. Der Schutz gilt, wenn die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass die Informationen wahr sind und in den Anwendungsbereich des Verfahrens fallen, und die Meldung nach den gesetzlich vorgesehenen Modalitäten erfolgte. Die Beweggründe für die Meldung sind unerheblich.

Verlust des Schutzes. Der Schutz wird nicht gewährleistet, wenn die strafrechtliche Verantwortlichkeit der hinweisgebenden Person wegen übler Nachrede oder falscher Verdächtigung oder ihre zivilrechtliche Haftung wegen Vorsatzes oder grober Fahrlässigkeit festgestellt wird, auch durch ein erstinstanzliches Urteil. In diesen Fällen kann eine Disziplinarmaßnahme verhängt werden.

Haftungsbeschränkung. Wer unter Einhaltung des Gesetzes meldet, haftet nicht für die Offenlegung von Informationen, die einer Geheimhaltungspflicht (ausgenommen anwaltliche und ärztliche Schweigepflicht sowie Beratungen von Rechtsprechungsorganen), dem Urheberrecht oder dem Schutz personenbezogener Daten unterliegen, und auch nicht für den rechtmäßigen Zugang zu den gemeldeten Informationen.

Unterstützungsmaßnahmen. Die hinweisgebende Person kann sich an die in der von ANAC veröffentlichten Liste aufgeführten gemeinnützigen Organisationen wenden, um kostenlose Informationen, Unterstützung und Beratung zu erhalten.

Sanktionen. ANAC kann Geldbußen zwischen 10.000 und 50.000 Euro gegen Personen verhängen, die Repressalien ergreifen, eine Meldung behindern oder gegen die Vertraulichkeitspflicht verstoßen, sowie gegen Einrichtungen, die keine gesetzeskonformen Kanäle oder Verfahren eingerichtet haben. Verstöße sind darüber hinaus disziplinarrechtlich relevant.

2.12 Externer ANAC-Kanal

Die hinweisgebende Person kann eine externe Meldung an die italienische Nationale Antikorruptionsbehörde (ANAC) abgeben, wenn zum Zeitpunkt der Meldung eine der folgenden Voraussetzungen vorliegt:

- der interne Kanal ist nicht aktiv oder entspricht nicht den gesetzlichen Vorgaben;

- eine bereits abgegebene interne Meldung wurde nicht weiterverfolgt;

- es besteht hinreichender Grund zu der Annahme, dass eine interne Meldung nicht wirksam weiterverfolgt würde oder das Risiko von Repressalien auslösen würde;

- es besteht hinreichender Grund zu der Annahme, dass der Verstoß eine unmittelbare oder offenkundige Gefahr für das öffentliche Interesse darstellen kann.

Die externe Meldung erfolgt schriftlich oder mündlich über die ANAC-Plattform. Informationen und Zugang: https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing.

Meldungen zur Verwendung von Mitteln der Europäischen Union können auch an das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) gerichtet werden.

2.13 Offenlegung

Eine hinweisgebende Person, die Informationen über die Presse, elektronische Medien oder andere Verbreitungswege öffentlich macht, die eine große Zahl von Menschen erreichen können, genießt den Schutz, wenn sie intern und extern oder unmittelbar extern gemeldet hat, ohne innerhalb der gesetzlichen Fristen eine Rückmeldung zu erhalten; wenn sie hinreichenden Grund zu der Annahme hat, dass der Verstoß eine unmittelbare oder offenkundige Gefahr für das öffentliche Interesse darstellen kann; oder wenn sie hinreichenden Grund zu der Annahme hat, dass eine externe Meldung aufgrund der konkreten Umstände das Risiko von Repressalien mit sich bringen oder nicht wirksam weiterverfolgt werden könnte.

2.14 Verarbeitung und Aufbewahrung personenbezogener Daten

Die in den Meldungen enthaltenen personenbezogenen Daten werden von Italimpianti S.r.l. als Verantwortlichem unter Einhaltung der DSGVO und des italienischen gesetzesvertretenden Dekrets 196/2003 ausschließlich zur Bearbeitung der Meldungen und der Folgemaßnahmen verarbeitet. Die zuständige Stelle ist zur Verarbeitung befugt und zur Vertraulichkeit verpflichtet. Daten, die für die Meldung offensichtlich nicht erforderlich sind, werden nicht erhoben oder bei versehentlicher Erhebung unverzüglich gelöscht. DA DEFINIRE

Meldungen und Unterlagen werden so lange aufbewahrt, wie es für ihre Bearbeitung erforderlich ist, und in jedem Fall nicht länger als fünf Jahre ab der Mitteilung des abschließenden Ergebnisses des Verfahrens.

Die Rechte der an der Meldung beteiligten Personen können in den in Artikel 2-undecies des italienischen gesetzesvertretenden Dekrets 196/2003 vorgesehenen Fällen eingeschränkt werden, wenn ihre Ausübung die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person beeinträchtigen könnte.

Die vollständigen Datenschutzhinweise zur Verarbeitung von Daten für Whistleblowing-Meldungen sind hier verfügbar: DA DEFINIRE.

2.15 Information und Schulung

Dieses Verfahren wird auf der Unternehmenswebsite veröffentlicht, an den Arbeitsstätten ausgehängt und Beschäftigten, Mitarbeitenden und Lieferanten bekannt gemacht. Die zuständige Stelle und das beteiligte Personal erhalten besondere Schulungen DA DEFINIRE.

2.16 Aktualisierung

Das Verfahren wird mindestens DA DEFINIRE sowie bei rechtlichen oder organisatorischen Änderungen überprüft. Frühere Fassungen werden zu den Akten genommen.